訪問リハ記録管理 — 事務・管理者向けマニュアル

管理者・事務スタッフ用操作マニュアル

v1.0.0 / 2026-04-11
この説明書について
本マニュアルはアプリの仕様変更に合わせて随時更新されます。現在のバージョン・最終更新日・過去の変更内容は最下部の「更新履歴」で確認できます。変更があった際は管理者からスタッフへ周知してください。

1. 管理者の役割

このアプリでは、事務・管理者が次の業務を担当します:

2. 3 種類のユーザー権限

アプリには以下の 3 種類の権限があります。ログインした権限によって表示される画面が変わります。

権限 できること 対象者
super_admin 全法人の全データ閲覧・編集。組織の追加も可能。 システム運営者のみ
admin 自法人内の全データ閲覧・編集、CSV 出力、スタッフ追加。 事業所管理者・事務担当
therapist 自分に割り当てられた利用者のみ閲覧・記録。削除不可。 リハスタッフ（セラピスト）
権限のルール
このマニュアルは主に admin 権限の操作を説明します。super_admin はシステム運営者のみが使用する権限で、通常業務では使いません。

3. ログインと画面構成

ログインすると、権限に応じて自動でリダイレクトされます:

画面上部のナビゲーション

admin は以下のメニューにアクセスできます:

4. 管理ダッシュボード

/admin/dashboard にアクセスすると、以下が表示されます:

本日の訪問

本日分の全スタッフの訪問予定が時間順に一覧表示されます。セラピストが実績を保存するとリアルタイムで自動更新されるため、事務側はブラウザを開いたままにしておくだけで進捗を把握できます。

機能: Realtime 購読
各予定のステータス:
  • 未記録 — セラピストがまだ実績を入力していない
  • 完了 — 実施済みとして記録された
  • 中止 — 中止として記録された

当月入力進捗

スタッフごとに、当月の予定件数に対する入力済み件数の比率が表示されます。80% を下回るスタッフはオレンジ色でハイライトされ、月末前に入力漏れを把握できます。

運用のヒント
毎日朝・夕の 2 回、このダッシュボードを確認してオレンジ色のスタッフがいないかチェックするとよいでしょう。

5. スタッフ・利用者・担当割当の管理

上部メニューの「管理」→ 左メニューから「メンバー管理」（または直接 /admin/members）でアクセスします。

5-1. スタッフを追加する

  1. 「スタッフ」セクションのフォームに、氏名・メールアドレス・初期パスワード（8 文字以上）・権限・ほのぼの担当者コードを入力
  2. スタッフを追加 をタップ
  3. 追加されたスタッフはすぐにログイン可能になります
初期パスワードの共有
システムからは自動メール送信されません。初期パスワードは口頭または別経路（付箋・社内チャット等）で本人に伝え、ログイン後に変更してもらってください。

5-2. 利用者を追加する

  1. 「利用者」セクションのフォームに、呼称・内部コード・難病対象かどうか・上限額を入力
  2. 利用者を追加 をタップ
個人情報の取り扱い（重要）
「呼称」には実氏名を入力しないでください。イニシャル・社内コード・「Aさん」「山田1」などの識別可能だが個人を特定できない呼称を使用してください。

5-3. 担当割当（セラピストと利用者の紐付け）

  1. スタッフ一覧で対象セラピストの 担当割当 ボタンをタップ
  2. チェックボックスで担当する利用者を選択（チェックを外すと担当解除）
  3. 変更は即時反映されます（保存ボタンは不要）
重要
セラピストは、担当として割り当てられた利用者の予定・記録のみ閲覧・記録できます。予定を登録してもセラピストの画面に表示されない場合、担当割当が漏れている可能性があります。

6. スケジュールの登録・変更

メニューから「予定」（/admin/schedule）にアクセスします。

6-1. 個別登録

  1. 「個別登録」タブで利用者・担当スタッフ・日付・開始・終了時刻を選択
  2. 登録 をタップ
  3. 下部に登録済みの予定が表示されます

6-2. 予定の削除

  1. 登録済み一覧のゴミ箱アイコンをタップ
  2. 確認ダイアログで OK を選択
スタッフ側への自動通知
予定を追加・変更・削除すると、対象セラピストの画面上に自動でバナー通知が表示されます（Realtime 機能）。電話連絡なしで変更が伝わります。
注意
実施済みの予定を削除すると、関連する訪問実績も削除されます。月の集計前に不要な予定を削除する場合のみ使用してください。

7. CSV で一括登録

月初に 1 か月分のスケジュールをまとめて登録する場合、CSV ファイルからのインポートが便利です。

CSV フォーマット

利用者コード,担当者名,日付,開始時刻,終了時刻
C0001,田中太郎,2026-05-07,09:00,10:00
C0002,田中太郎,2026-05-07,10:30,11:30
C0003,佐藤花子,2026-05-07,14:00,15:00

列の説明

列 内容 例
利用者コード clients の internal_code（メンバー管理で登録したコード） C0001
担当者名 staff の name と完全一致（姓名の空白含む） 田中太郎
日付 YYYY-MM-DD 形式 2026-05-07
開始時刻 HH:MM 形式（24 時間） 09:00
終了時刻 HH:MM 形式（開始時刻より後） 10:00

手順

  1. Excel や Google Sheets で上記フォーマットの CSV を作成（1 行目はヘッダー）
  2. 「予定」画面で「CSV 一括登録」タブをタップ
  3. ファイルを選択 → インポート
  4. 結果が表示されます（登録成功数 / エラー行の内容）
エラーが出たら
「利用者コードが見つかりません」の場合はメンバー管理で先に利用者を登録、「担当者が見つかりません」の場合はスタッフの氏名の表記を確認してください（全角/半角の空白も区別されます）。

8. 難病管理票の撮影・管理

難病対象の利用者の管理票を月別に画像保存します。

撮影時の絶対ルール
管理票の金額記入欄のみが写るように撮影してください。氏名・受給者番号の欄は枠の外に外してください。個人情報がアプリに保存されないための大原則です。

手順

  1. 「管理」メニューから /admin/nanbyou にアクセス
  2. 上部の月選択で対象月を選択
  3. 対象の利用者カードで「ファイル選択」をタップ → スマホのカメラが起動
  4. 金額欄のみが写るようにカメラを構え、撮影
  5. 必要に応じてメモ欄にコメントを入力
  6. アップロード をタップ

既存画像の確認

  1. 利用者カードの「登録済み画像を表示」をタップ
  2. 10 分間有効な一時的な URL で画像が表示されます
上書きについて
同じ月に再度アップロードすると、既存の画像は上書きされます。誤って撮影してしまった場合は撮り直して上書きしてください。

9. ほのぼのミニ2 CSV 出力

メニューの「出力」（/admin/export）から月別の実績 CSV をダウンロードできます。

9-1. ほのぼのミニ2 実績 CSV

8 列構成のフォーマットで出力されます:

  1. 利用者コード
  2. 氏名（呼称）
  3. 提供日
  4. 開始時刻
  5. 終了時刻
  6. 提供時間（分）
  7. 担当者コード
  8. 実施区分（実施 / 利用者都合中止 / 事業所都合中止）

UTF-8 と Shift-JIS の使い分け

エンコーディング 用途
UTF-8 (BOM 付き) Excel で開いて確認・加工する場合、Google Sheets で読む場合
Shift-JIS ほのぼのミニ2 に直接インポートする場合（文字化け防止）

9-2. スタッフ別集計 CSV

スタッフごとの稼働件数・キャンセル件数・合計時間（分）を出力します。給与計算や稼働管理の参考として利用してください。

手順

  1. 対象月を選択
  2. 必要な CSV の「ダウンロード →」リンクをタップ
  3. ダウンロードフォルダに保存されます
リクエスト制限
1 分間に 10 回までダウンロード可能です。超過した場合はしばらく待ってから再試行してください。

10. 月末の運用フロー

月末の締め作業の推奨フローです。

  1. 月末 3 日前: ダッシュボードで「当月入力進捗」を確認
    80% 未満のスタッフに入力を催促
  2. 月末当日: 全スタッフの入力が完了しているか最終確認
    未記録の予定が残っていないかチェック
  3. 月次締め後: 難病対象利用者の管理票がその月分保存されているか確認
  4. CSV 出力: ほのぼのミニ2 用 CSV と スタッフ別集計 CSV をそれぞれダウンロード
  5. ほのぼのミニ2 へインポート: Shift-JIS 版をインポート（必要に応じて調整）
  6. 請求業務: 出力した集計 CSV を元に請求処理

11. 日常運用のベストプラクティス

11-1. セキュリティ

11-2. 個人情報の取り扱い

11-3. データ整合性

12. よくある質問

Q. セラピストが「担当外です」と表示されて記録できません
メンバー管理の「担当割当」でその利用者をチェックしているか確認してください。担当割当が抜けているとそのセラピストは予定を見たり記録したりできません。
Q. 実績を間違えて登録してしまった。削除したい
admin 権限があれば、該当する予定を「スケジュール」画面で削除すると、関連する実績も削除されます。同月内であれば再度予定を登録して記録し直せます。
Q. CSV をインポートしたら大量にエラーが出ました
「利用者コードが見つかりません」は内部コードの不一致、「担当者が見つかりません」はスタッフ氏名の不一致が原因です。メンバー管理で登録されている内容と CSV の値を照合してください。
Q. スタッフがログインできないと言っています
(1) メール・パスワードが正しいか確認 (2) ログイン画面下の「パスワードをお忘れですか?」からリセット可能 (3) 画面に「スタッフ登録が完了していません」と出る場合は、メンバー管理でそのユーザーが表示されているか確認
Q. 難病管理票の画像を間違えてアップロードしてしまいました
同じ月・同じ利用者で再度アップロードすると上書きされます。撮り直してから再アップロードしてください。
Q. ほのぼのミニ2 にインポートしたら文字化けしました
UTF-8 版ではなく Shift-JIS 版をダウンロードしてください。
Q. セラピストの画面と管理者の画面で見えるスケジュールが違う
セラピストは自分の担当分のみ、admin は全スタッフ分が見えます。admin 画面の「本日の訪問」画面ではスタッフを切り替えて確認できます。
Q. Realtime の更新が反映されない
ブラウザを一度リロードしてください。ネットワークが不安定な場合、WebSocket 接続が切れている可能性があります。

13. トラブル対応

画面が真っ白になる・エラーが出る

  1. ブラウザをリロード（Ctrl + R / Cmd + R）
  2. 一度ログアウトして再度ログイン
  3. 別のブラウザで試す（Chrome / Edge / Safari）
  4. 改善しない場合は開発者に連絡（コンソールのエラーメッセージを添えると解決が早い）

ダウンロードした CSV が開けない

  1. Excel で開く場合: UTF-8 版を使用
  2. ほのぼのミニ2 に入れる場合: Shift-JIS 版を使用
  3. 文字化けする場合: Excel で「データ」→「テキストから」→ UTF-8 指定で開き直す

連絡先

14. 更新履歴

アプリの仕様変更に合わせて本マニュアルは随時更新されます。変更内容は下記の履歴で確認できます。変更があった際はリハスタッフへ周知することを推奨します。

バージョン 更新日 変更内容
v1.0.0 2026-04-11 初版公開。全 13 章（管理者の役割・権限・ダッシュボード・メンバー管理・スケジュール・CSV 一括登録・難病管理票・ほのぼの CSV 出力・月末運用・ベストプラクティス・FAQ・トラブル対応）。

バージョン管理規則（semver 準拠）

種別 記法 該当する変更 周知
パッチ v1.0.1 文言・誤字修正、表記ゆれの統一 不要
マイナー v1.1.0 新機能追加、新しい画面、新しいフォーム項目、新しい CSV 列 スタッフ全員に共有
メジャー v2.0.0 操作フローの大幅変更、互換性のない変化、削除された機能 事前研修・個別案内
管理者の責務
マイナー・メジャー更新があった際は、速やかに対応するリハスタッフ向けマニュアルも確認し、必要に応じて全スタッフに周知してください。マニュアル URL は共通チャット・朝礼などで共有してください。